Invoice là gì, nội dung và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là gì

Invoice là gì, nội dung và vai trò của Invoice trong xuất nhập khẩu

Invoice là gì là vấn đề được nhiều người quan tâm khi mới làm quen với việc vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài. Đối với dân xuất nhập khẩu thì Invoice là một loại chứng từ quan trọng, phục vụ cho công tác thông quan hàng hóa.

Tìm hiểu khái niệm Invoice là gì

Invoice là một loại chứng từ thương mại, được sử dụng trong việc mua bán hàng hóa. Khi bán hàng cho bạn, người bán sẽ lập ra Invoice, bao gồm các thông tin cơ bản như: số hóa đơn, ngày tháng, người bán, người mua, hàng hóa, số lượng, tổng tiền…

Invoice là gì
Hãy cùng tìm hiểu Invoice là gì

Các nội dung phải có trong Invoice

Để hiểu hơn về việc Invoice là gì thì bạn phải nắm được các nội dung cơ bản có trong đó, bao gồm:

  • Số hóa đơn, ngày phát hành hóa đơn: Để hàng hóa có thể dễ dàng thông quan thì đây là những thông tin buộc phải có trên Invoice. Nếu không Invoice này sẽ được coi là không hợp lệ và không có giá trị sử dụng.
  • Thông tin người bán và người mua: Các thông tin này chỉ dừng ở mức cơ bản, ví dụ như tên, địa chỉ, dùng để xác thực đơn hàng.
  • Thông tin chi tiết về hàng hóa: Kê khai đầy đủ các mặt hàng được mua, tính chất, nguồn gốc xuất xứ…
  • Đơn giá và tổng giá trị hóa đơn: Mỗi mặt hàng sẽ tương ứng với một đơn giá, cuối cùng sẽ có mục tổng kết lại toàn bộ số tiền cần chi trả.
  • Các điều kiện thỏa thuận: Tại đây sẽ ghi chép lại thỏa thuận của 2 bên về chi phí vấn chuyển, vấn đề bảo hành, chiết khấu, đèn bù… Phần thỏa thuận này sẽ hạn chế khả năng xảy ra tranh chấp giữa 2 bên mua và bán.
  • Chữ ký xác nhận và đóng dấu: Khi tìm hiểu Invoice là gì bạn cần chú ý xem Invoice có chữ ký và dấu đỏ hay không, nếu không có thì giấy tờ này không hợp lệ.

Invoice có gì khác biệt với Bill và Receipt

Sau khi biết Invoice là gì thì bạn cần học cách phân biệt nó với Bill và Receipt, chúng khác nhau như sau:

  • Invoice: Là loại chứng từ, hóa đơn được sử dụng trong các giao dịch quan trọng, quy mô lớn. Trong Invoice sẽ liệt kê đầy đủ thông tin về đợt giao dịch: ngày tháng năm, hàng hóa, bên mua, bên bán, các thỏa thuận kèm theo…
  • Bill: Là hóa đơn thanh toán các giao dịch nhỏ lẻ như thanh toán tiền điện, tiền nước, tiền internet hay ăn uống trong nhà hàng… Loại hóa đơn này được biết đến rộng rãi trong đời sống hàng ngày, hầu như tất cả mọi người đều thấy qua.
  • Receipt: Là biên lai chứng thực bạn đã thanh toán một khoản tiền nào đó, ví dụ như biên lai nộp phạt, biên lai đóng học phí…
Invoice
Bạn cần phân biệt Invoice với các loại giấy tờ khác

Chức năng của Invoice là gì, tại sao nó lại quan trọng?

Khi tiến hành giao dịch, phần lớn công ty đều yêu cầu đối tác xuất Invoice, nó có rất nhiều chức năng quan trọng:

  • Phục vụ cho công tác lưu trữ hồ sơ: Việc lưu trữ Invoice sẽ giúp bạn nắm được hàng hóa trong kho được mua khi nào, từ ai, giá cả ra sao.
  • Dễ dàng theo dõi hoạt động thanh toán: Nhờ có Invoice mà người bán và người mua có thể nắm được dòng tiền trong doanh nghiệp, các khoản đã thanh toán và các khoản còn nợ.
  • Giấy tờ được pháp luật bảo vệ: Invoice là loại chứng từ được pháp luật bảo vệ, ghi lại rõ ràng thỏa thuận giữa người mua và người bán, giúp doanh nghiệp tránh khỏi các vụ kiện gian lận.
  • Dễ dàng trong việc khai báo thuế: Việc lưu giữ các Invoice giúp doanh nghiệp chứng minh được mình đã nộp đủ thuế theo quy định.
  • Phục vụ cho việc phân tích kinh doanh: Thông qua các Invoice doanh nghiệp sẽ phân tích được mặt hàng nào đang bán chạy nhất, đâu là mùa cao điểm… Từ đó công ty có thể đưa ra các chiến lược kinh doanh và tiếp thị hiệu quả.

Các loại Invoice phổ biến nhất

Tạm gác vấn đề Invoice là gì sang một bên, Invoice được phân chia làm rất nhiều loại, bạn phải nắm được bản chất của từng loại.

Tìm hiểu Proforma Invoice là gì

Đây là hóa đơn chiếu lệ do người bán lập và gửi cho người mua trước khi giao hàng nhằm xác nhận các cam kết, thỏa thuận của hai bên. Xét về bản chất thì nó được coi như bản nháp, giúp 2 bên kiểm tra kỹ đơn hàng trước khi tiến hành giao dịch.

Tìm hiểu Commercial Invoice là gì

Đây là một dạng hóa đơn thương mại cao cấp, được dùng cho bên xuất khẩu và nhập khẩu, được dùng như một lời yêu cầu thanh toán. Ngoài các nội dung cơ bản thì Commercial Invoice còn bao gồm: cách thức vận chuyển hàng hóa, cơ sở khai báo hải quan, thuế xuất nhập khẩu lô hàng…

Tìm hiểu Provisional Invoice là gì

Đây là một dạng hóa đơn tạm thời, được sử dụng thay cho hóa đơn chính thức trong các tình huống sau:

  • Người bán muốn thu tiền ngay sau khi giao hàng.
  • Đơn hàng được vận chuyển nhiều lần và việc thanh toán được diễn ra theo từng đợt.
  • Hai bên giao dịch theo mức giá tạm thời, mức giá chính thức sẽ căn cứ theo tình hình thị trường.

Tìm hiểu Final Invoice là gì

Đây là loại hóa đơn chính thức, xác định tổng số tiền mà người mua cần thanh toán cho người bán. Dựa trên hóa đơn này, hai bên sẽ tiến hành thanh toán để hoàn thành giao dịch.

Tìm hiểu Certified Invoice là gì

Đây là dạng hóa đơn dùng để xác nhận xuất xứ hàng hóa, có chữ ký của phòng thương mại và công nghiệp.

Tìm hiểu về Neutral Invoice

Trong tình huống người bán giao dịch qua đơn vị trung gian thì có thể sử dụng loại hóa đơn này. Như vậy người ký trên giấy tờ sẽ không phải là người bán mà là đơn vị trung gian.

Tìm hiểu về Consular Invoice

Đây là loại hóa đơn xác nhận được cấp bởi lãnh sự của nước người mua, đang sống và làm việc tại nước người bán, được lãnh sự quán đóng dấu và ủy quyền.

Tìm hiểu Customs Invoice là gì

Đây là loại hóa đơn dùng để tính toán trị giá hàng hóa theo giá tính thuế của hải quan và tính toán các khoản lệ phí khác, dùng trong khâu tính thuế. Bạn sẽ rất ít gặp loại hóa đơn này trong đời sống hàng ngày, thường chỉ có các công ty xuất nhập khẩu quan tâm.

Invoice có vai trò rất lớn trong ngành xuất nhập khẩu
Invoice có vai trò rất lớn trong ngành xuất nhập khẩu

Khám phá vai trò của Invoice trong lĩnh vực xuất nhập khẩu

Nếu bạn muốn xuất nhập khẩu hàng hóa thì Invoice được coi là 1 trong những giấy tờ bắt buộc, vai trò của nó như sau:

  • Thanh toán: Invoice là một dạng hóa đơn thương mại, nó cung cấp đầy đủ, chi tiết các thông tin liên quan đến giao dịch như: ngày giờ, loại hàng hóa, bên mua bên bán, chữ ký… Người mua và người bán sẽ phải thực hiện đúng và đủ các yêu cầu ghi trong hóa đơn.
  • Khai báo hải quan: Nếu muốn vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài thì doanh nghiệp buộc phải khai báo hải quan. Dựa vào Invoice bên hải quan có thể nắm được các loại hàng hóa sẽ vận chuyển, giá trị của nó, từ đó tính ra thuế xuất nhập khẩu và các chi phí liên quan. Rõ ràng, nhờ có Invoice mà hàng hóa của công ty sẽ được thông quan dễ dàng hơn.
  • Đóng bảo hiểm: Để hạn chế thiệt hại do tình trạng thất lạc, hư hỏng hàng hóa trong quá trình vận chuyển, nhiều khách hàng đã mua kèm theo gói bảo hiểm rủi ro. Invoice sẽ là cơ sở để các công ty tính mức phí bồi thường thiệt hại khi các tình huống rủi ro kể trên xảy ra.

Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn phần nào hiểu rõ Invoice là gì là gì và vai trò của nó trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Thực tế, khi vận chuyển hàng ra nước ngoài, nếu lo ngại thủ tục, giấy tờ rắc rối thì bạn có thể sử dụng dịch vụ của Quý Nam để được hỗ trợ từ A đến Z.

Công ty Quý Nam

Hotline: 0901 01 8686

Website: https://quynam.vn

FB: https://www.facebook.com/vanchuyenquynam/

Đánh giá